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Gestão de folha de pagamento com ênfase no eSocial
O governo propôs, a partir do eSocial, a digitalização do envio de dados e a centralização, em um único espaço, das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias prestadas pelas empresas. Os empregadores devem ficar atentos, nesse sentido, à folha de pagamento. Afinal, estar regularizado com a legislação implica tomar alguns cuidados ao manipular o documento.
Você já deve ter ouvido falar no processo de substituição do projeto original do eSocial. As medidas relacionadas à folha de pagamento têm o propósito de facilitar a rotina de profissionais de Recursos Humanos (RH) e contadores.
No início de 2020, serão implementados dois novos sistemas. Um deles voltado para grandes e médias empresas, e outro, para pequenas e microempresas. Portanto, é preciso ficar atento a todas as novidades para que a organização não enfrente complicações legais. A seguir, você conhece algumas delas, relacionadas à gestão da folha de pagamento.
Automatização
Com a nova proposta, a folha de pagamento deixa de ser preenchida manualmente, de forma que os dados migrarão para o software de gestão escolhido. Então, a contabilização manual não terá mais vez.
Como consequência, os processos de RH serão potencialmente facilitados. Simultaneamente, haverá mais precisão no fornecimento de informações relacionadas ao valor descontado e devido. Além disso, os dados obrigatórios no contracheque poderão ser controlados de maneira mais eficiente, tais como: salário, bônus, hora extra, INSS, vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação.
Unificação
O governo propôs a digitalização das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, unificando os dados em uma única plataforma. Os registros requeridos são os mesmos e, portanto, devem ser fornecidos por todas as empresas brasileiras. Tais dados incluem admissão, desligamento, licença e pagamentos.
Simplificação
A prestação de informações repetidas é algo que deixou de acontecer com alterações do eSocial. Agora, há o envio de dados em uma única plataforma, fazendo com que as obrigações trabalhistas sejam enviadas uma única vez de forma digital, simples e rápida. Não há mais burocracia. Apesar da simplificação, a sonegação fiscal é também evitada.
Rubricas
Todos os dados relacionados à remuneração devem estar inclusos na tabela de rubricas. Afinal, qualquer divergência significará prejuízo para a organização. Portanto, é muito importante considerar o recurso para fazer a base de cálculo para FGTS, INSS e Imposto de Renda, por exemplo.
Preenchimento da folha de pagamento
Nunca se esqueça de apontar, com precisão, os encargos e os recolhimentos na folha de pagamento. Uma sugestão eficiente é determinar um cronograma mensal para que os funcionários também informem dados que impactem a apuração dos valores, tais como recibos de diárias e prestação de serviços em outras instituições. Apresentar registros de eventos não periódicos é fundamental para que o empregado não receba seu salário sem impactos prejudiciais e/ou não corretos.
Encargos
Após preencher todas as informações necessárias, os profissionais responsáveis não podem deixar de conferir todos os dados. Eles devem ser os mesmos gerados pelo governo para não gerar complicações no recolhimento dos encargos.
Menos dados
Nos prazos estabelecidos, as organizações precisam prestar os esclarecimentos solicitados, que são mais simples que nos anos anteriores. Para se ter uma ideia, os documentos Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) não são mais necessários. No entanto, o envio de declarações referentes à saúde do trabalhador será requerido.
Tarefas profissionais
Os profissionais da área de Recursos Humanos e os contadores precisarão fazer a qualificação cadastral, a fim de validar as informações dos funcionários da empresa. A atualização do cadastro, principalmente cargos e horários, não poderá ficar de fora. Por fim, mas não menos importante, será necessário atentar-se aos prazos de envio de informações relacionadas a:
- Contratações;
- Desligamentos;
- Afastamentos;
- Alterações da jornada de trabalho ou remuneração;
- Aviso prévio;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Entre outras.
Prazos
É fundamental que todos os documentos estejam atualizados antes da entrada de um novo profissional na empresa. Fora isso, os valores que servem de base para o cálculo do pagamento devem ser lançados na folha no mesmo mês em que acontecem. A contabilização abrange do primeiro ao último dia do mês, exigindo a adequação por parte das empresas para o fechamento em data que não prejudique o envio. Uma solução é fixar a remuneração dos profissionais até o quinto dia útil, possibilitando o lançamento dos números em tempo hábil.
Ao longo deste material, você conheceu alguns dos pontos de atenção sobre a gestão da folha de pagamento com ênfase no eSocial. Que tal, enquanto a modificação não entra em vigor, você se especializar no assunto para não cometer nenhum tipo de erro? Cursos na área abrangem o conteúdo completo e eliminam a chance de erros na prestação de informações. Invista na sua atuação e perceba os resultados no seu dia a dia de trabalho!
