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Integração da folha de contabilidade: descubra a vantagem dos softwares
Adotar o uso de tecnologias na rotina de trabalho facilita a execução de diversas tarefas. Você já pensou como seria mais fácil ter um único sistema que reunisse todas as informações das folhas de pagamento de sua empresa ou de um órgão público?
Pois isso é possível. Basta fazer a integração da folha de contabilidade com os demais sistemas já existentes. Dessa forma, o gerenciamento das informações referentes às contas fica organizado, eliminando toda a parte burocrática e desgastante do dia a dia.
Para isso, muitos gestores públicos optam por utilizar softwares e plataformas que automatizam o serviço. Independentemente da ferramenta escolhida, os softwares têm a mesma finalidade: coletar todos os movimentos financeiros e cadastrá-los em seu sistema contábil com segurança e agilidade.
3 principais vantagens da integração da folha de contabilidade
Integração de todos os sistemas
A ferramenta escolhida precisa ter a total integração com os softwares utilizados para a gestão contábil da empresa ou do órgão público. Somente dessa forma será possível a total integração dos sistemas, evitando erros na hora de importar as informações. Por isso, analise bem as opções de softwares antes de fazer a escolha.
Confiança nos dados
Ao utilizar o sistema automatizado, o gestor assegurará a origem dos dados preenchidos e evitará erros de digitação. Isso porque, com o software, é possível importar os dados diretamente do sistema de gestão já existente. Você vai evitar retrabalho e terá maior segurança na hora de utilizar os dados.
Aumento da produtividade contábil
O software responsável pela integração da folha de contabilidade permite que os gestores realizem todo o processo de forma mais rápida. Assim, há mais tempo para se dedicar a outras funções no trabalho. Sem a automatização, o gestor tem que fazer todo o serviço à mão, utilizando planilhas, o que dificulta o processo e aumenta as chances de erro.
Com a utilização de um software que possibilite a integração da folha de contabilidade, o gestor evita o retrabalho. Após a emissão do relatório mensal, é preciso apenas que este documento seja importado para a base de integração. Com isso, fica mais fácil comparar lançamentos, créditos e débitos. Além disso, todas as informações contidas na folha de pagamento ficam disponíveis na base, tornando o processo de comunicação interna mais fácil e menos custosa.
Como utilizar a ferramenta de integração contábil?
Como apresentado, existem diversas plataformas e softwares capazes de fazer a integração do sistema contábil. Com isso, as etapas necessárias para a realização da integração podem mudar de acordo com o sistema escolhido.
Entretanto, o software segue basicamente um padrão. Nele, são importados todos os dados contidos em sua folha de pagamento. Alguns sistemas permitem que você faça a integração de duas maneiras: por período ou on-line.
Para se certificar de que o processo de integração está sendo feito corretamente, busque informações sobre o software escolhido. Você também pode realizar cursos. Eles são a melhor fonte para adquirir conhecimento, esclarecer dúvidas e possibilitar a adaptação ao novo sistema.
A automatização nos órgãos públicos
A tendência tecnológica nos órgãos públicos é crescente. Ela visa otimizar e qualificar o trabalho dos gestores, que passam a ter mais segurança e assertividade na entrega. Um bom exemplo é a implementação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, que entra em vigor para órgãos públicos em janeiro de 2019.
Essa nova obrigação do Governo Federal tem o objetivo de unificar o envio das informações sobre a situação dos empregados ao Governo. Por meio dele, serão englobadas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Se você quer saber como se preparar para implantar o eSocial, é só clicar aqui.
Utilizar novas soluções para desenvolver uma tarefa é uma boa forma de otimizar o tempo de trabalho. Com a integração da folha de contabilidade, você pôde ver que não é diferente. Além de mais prático, a utilização de softwares torna o trabalho mais assertivo. Se você ainda tem dúvidas quanto a sua eficácia ou usabilidade, não se preocupe! O CIGEP tem diversos cursos na área de gestão pública que vão ajudá-lo a se desenvolver no trabalho.